#Mail Merge/1 File Untuk Banyak Penerima (surat) Di Microsoft Word!
Mail Merge/1 File Untuk Banyak Penerima (surat) Di Microsoft Word!
mail merge atau surat masal merupakan fasilitas yg ada di ms word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dg hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan berbeda. ini sangat mempermudah pekerjaan para administran tentunya, mail merge membantu membuat file yang sama nama penerima berbeda secara cepat dan mudah sekali juga bisa membuat surat, sertifikat, amplop dsb.
jika kita membuat file yg sama tapi namanya saja yg berbeda mail merge inilah solusi cepatnya.
untuk membuat mail merge ada 2 dokumen:
Membuat Mail Merge:
buat dokumennya seperti surat, blangko, formulir atau dokumen lain
kl!k ribbon mailings > star mail merge > step by step mail merge wizard
akan muncul panel mail merge disebelah kanan jendela word
di select document type pilih letters > nex > use the current document > next
diselect recipients jika anda belum membuat daftar pilih saja type a new list > create
akan muncul jendela new adress list. untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yg ada dihapus kemudian dibuat sesuai yang dibutuhkan kl!k customize colums > field name > delet > add > buat file baru
> ok
muncul new adrres list masukan data yg dibutuhkan sampai selesai, untuk menghapus entry kl!k entry > delete. membua entry baru pilih new entry > save > muncul daftar list yg sudah siap akan dimasukan centang pad kotak yang ingin dimasukan > next > pada write your letter pilih more item > pilih nama file dengan dokumen > insert > next untuk melihat hasil merge data > jika mau di edit pilih edit recipient
1. Dokumen master: dokumen yg isinya sama untuk semua penerima
2. data source, dokumen isinya khusus untuk masing masing penerima seperti nama dan alamat penerima.
Langkah membuat mail merge dengan data source :
~ buat data nya simpan dengan nama misalnya data surat
~ membuat dokumen master: buat dan simpan dengan nama master surat beri jarak untu menaruh nama dan alamat , jangan ditutup langkah selanjutnya.
menggabungkan data source:
di mailings > grup start mail merge > star mail
di mailings > grup start mail merge > select recipients > use existing list > cari lokasi dokumen > open untuk membuka kotak dialog select table > kl!k lembar kerja yang berisi data dan pastikan first row of data contains coloms header di centang > ok
tempatkan data dimasing2 tempatnya > arahkan kursor ditempat yg ingin diatur kemudian pilih mailings tab > grup write dan insert fields > insert merge field pilih nama dan kakukan pada semua pada alamat
untuk melihat hasil penggabungan kl!k preview results.
Menyimpan dan mencetak mail merge.
kl!k tombol finish dan merge pilih print document :
~ all mencetak semua surat
~ current record: mencetak hanya halaman yang aktif
~ from dan to mencetak sesuai nomor ke nomor halaman misalnya 1 to 7
0 Response to "#Mail Merge/1 File Untuk Banyak Penerima (surat) Di Microsoft Word!"
Posting Komentar